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Concevoir une formation pour la 1ère fois

Concevoir une formation pour la 1ère fois

Lors de nos interventions en entreprise, nous rencontrons régulièrement des collaborateurs qui, en raison de leur expertise métier, se voient confier la mission de créer des formations à destination de collègues, nouveaux embauchés, mutations internes ou autres. Ces spécialistes, en tout cas ceux qui ne refusent pas de se prêter à l’exercice, se trouvent alors plutôt démunis et ne savent pas comment s’y prendre. Concevoir une formation, si ce n’est pas votre métier est un exercice difficile quand vous souhaitez qu’elle soit efficace. Nous vous proposons donc de partager quelques clés pour vous faciliter la tâche.   Ayez tout d’abord en tête qu’il s’agit d’un processus itératif entre les différents aspects que nous allons développer : la conception d’une formation n’est effectivement pas un processus parfaitement linéaire et vous allez devoir faire des allers retours réguliers pour organiser, ajuster les différentes composantes.   Pourquoi ?   Effectivement, il est important de comprendre l’origine de cette demande : quelle est la situation qui nécessite qu’on y réponde par une formation ? Est-ce pour donner de nouvelles compétences à des collaborateurs qui vont prendre de nouvelles fonctions ? Est-ce pour améliorer les pratiques de collaborateurs qui maîtrisent déjà sur le sujet ? Est-ce pour répondre à une ou plusieurs problématiques par l’apport de compétences spécifiques ? Le contexte conditionne forcément la nature de la formation à concevoir : le donneur d’ordre a-t-il une bonne compréhension de la situation et la formation demandée est-elle pertinente en termes de réponse à la situation à l’origine de la demande ? Le donneur d’ordre est-il le commanditaire ou bien est-il un intermédiaire avec le risque de déformations, d’omissions ou encore d’incompréhensions possibles que comporte une telle situation ? Le thème est-il adapté ? Y-a-t-il d’autres solutions plus efficaces ? Il y a quelques années, nous avons été sollicités par une entreprise pour une formation sur la gestion du temps des collaborateurs d’un service car, selon notre donneur d’ordre, les délais de traitement des dossiers n’étaient plus respectés et, selon lui, la principale raison était leur manque d’organisation et leur incapacité à gérer leurs priorités : une bonne formation devrait permettre de retrouver des délais normaux. L’immersion (audit du contexte) dans le service, nous a montré qu’effectivement les collaborateurs avaient une organisation perfectible et qu’indéniablement gérer leurs priorités améliorerait leur productivité mais que cela ne permettrait de retrouver une situation normale : en effet, la charge de travail sur les 2 dernières années avait plus que doublé et cela à effectif constant… Le manager du service qui avait la demande au responsable formation, notre donneur d’ordre, ne lui avait pas donné cette information. Il est donc impératif de connaître et comprendre la situation et le contexte pour s’assurer de pouvoir répondre de façon pertinente.  

 

Pour Quoi ?   Quelle est la cible à atteindre en termes de savoirs, savoirs faire et savoirs être à acquérir ? Quel est le niveau des pratiques actuelles et partant de là quels sont les écarts avec la cible ? Quels sont les indicateurs objectifs qui feront dire au donneur d’ordre ou au demandeur que la formation sera une réussite ? Les réponses à ces différentes questions permettent d’identifier les compétences à transmettre et les situations à outiller. Cela vous permet aussi, et c’est loin d’être anecdotique, de savoir si vos connaissances et compétences sont suffisantes pour concevoir le contenu ! Bien sûr, ces informations ont aussi une incidence sur le comment (traité ci-après)  

 

Pour Qui ?   Qui seront les participants ? Sont-ils informés du projet ? Que pensent-ils de la situation ? Sont-ils demandeurs de ladite formation ? Y sont-ils réticents voire opposés ? Combien sont-ils ? Quel est leur profil (âge, ancienneté, expérience, formation initiale) ? Ont-ils un niveau homogène par rapport à la cible ou très hétérogène ?    

 

Combien ?    Y a-t-il un budget alloué pour l’opération et si oui quel est-il ? Quelles sont les ressources dont vous disposez (temps, outils, expertises internes ou externes, etc.) ? Quel est le budget temps de formation par participant ?    

 

Où ?   Il est important de connaître la localisation des participants à la formation : en effet, si votre donneur d’ordre vous a imposé un budget maximum à ne pas dépasser et que l’enveloppe déplacements, hébergement et restauration est importante, vous allez devoir utiliser des modalités pédagogiques sans présentiel. Si votre donneur d’ordre et le budget prévoient la possibilité d’une formation en présentiel, il va vous falloir trouver un environnement propice à votre formation : suffisamment grand pour accueillir confortablement vos participants, adapté à vos modalités pédagogiques (possibilité de salles connexes en cas de travaux en sous-groupes, éviter les salles avec des postes informatiques fixes pour une animation interactive, etc.). Devez-vous prévoir le temps de déplacement pour les participants les plus éloignés et éventuellement les hébergements associés et est-ce compatible avec leur quotidien métier ?  

 

Quand ?   Votre donneur d’ordre ou le commanditaire vous a-t-il demandé une date précise (ex : 2 jours à telle date) ? Devez-vous avoir réalisé l’action avant une date limite et dans un créneau calendaire précis ? La date est importante car cela vous donne également la visibilité du rétroplanning associé et du budget et des moyens à y consacrer. Cette information vous donne également une bonne indication sur les modalités car en fonction des compétences à acquérir et/ou outiller, du budget, des participants, etc., cela va évidemment impacter le comment.  

 

Comment ?   Il s’agit, à ce stade, de définir, en fonction des différents paramètres précédemment abordés, le format le plus pertinent entre du 100% présentiel, du 100% distanciel ou encore du blended pour concilier le meilleur des 2 mondes. Vous devez alors réfléchir à ce que les apprenants vont devoir acquérir et quel est la modalité la plus pertinente pour atteindre cet objectif. Allez-vous choisir des modalités plutôt

  • Classiques/traditionnelles : interactions en plénière, mises en situations, cas pratiques,
  • Digitales : e-learning, mobil-learning, spécial-learning, outils types Kahoot-Klaxoon, etc.
  • Gamifiées : jeux de plateaux, serious game, compétition amicale entre apprenants, etc.
  • Mixtes : un cocktail soigneusement dosé des 3 types précédents

En lien avec le choix des modalités, quelle communication à destination des apprenants en amont et en aval de la formation ou du dispositif, institutionnelle et managériale, quel accompagnement des managers ou personnes ressources, avant, pendant et après. Quelles modalités pour mesurer l’efficacité de l’action et à quelle échéance ? Sous quelle forme et quand réaliser le bilan de l’action avec le donneur d’ordre et le commanditaire.    

 

En conclusion, ne pas oublier qu’il s’agit d’un processus itératif et qu’avant de trouver le contenu approprié avec le format et les modalités les plus adaptées et que, quand bien même vous concevrez une formation répondant aux attentes, il faudra le revoir régulièrement en profitant des retours des apprenants, du donneur d’ordre et du commanditaire.   Bonne conception à vous.  

Arnaud DUBOST pour l’équipe MANEGERE ASSOCIÉS

 

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